Persondatapolitk 

Persondatapolitik

1. Indledning
1.1. Behandling af personoplysninger om brugere, kunder og samarbejdspartnere
Denne politik er en del af Advokatfirmaet Flemming Voldbys samlede dokumentation for, at virksomheden overholder den gældende persondatalovgivning.

Indsamling og behandling af personoplysninger, herunder følsomme personoplysninger, foretages altid i overensstemmelse med den til enhver tid gældende persondatalovgivning og Advokatfirmaet Flemming Voldby behandler alene personoplysninger, hvis vi har et grundlag herfor. Derudover er Advokatfirmaet Flemming Voldby opmærksomme på, at virksomheden alene må behandle de personoplysninger, der er nødvendige for at opnå formålet, ligesom personoplysninger alene må videregives til tredjemand, såfremt der er et særskilt og sagligt grundlag herfor.

Advokatfirmaet Flemming Voldbys behandling af personoplysninger lever op til de til enhver tid gældende krav, herunder sikkerhedskrav, der følger af persondatalovgivningen. Advokatfirmaet Flemming Voldby gennemgår jævnligt de registrerede personoplysninger og sletter de personoplysninger, der ikke længere er relevante at behandle. Det samme gælder personoplysninger, som en kunde eller samarbejdspartner ønsker slettet, og som Advokatfirma Flemming Voldby ikke længere har noget grundlag for at behandle.

1.2. Dataansvarlig
I henhold til den gældende persondatalovgivning betragtes Advokatfirmaet Flemming Voldby som dataansvarlig i forhold til de personoplysninger, du afgiver til os.

Vores juridiske oplysninger er følgende:

Navn: Advokatfirmaet Flemming Voldby
Adresse: Åboulevarden 31, 3. tv., 8000 Aarhus C
CVR nr.: 34556474
E-mail: fv@flemmingvoldby.dk

2. Behandling af personoplysninger
Som et led i det daglige arbejde hos Advokatfirmaet Flemming Voldby behandler virksomheden en række personoplysninger om alle vores brugere af hjemmesiden samt kunder og samarbejdspartnere Advokatfirmaet Flemming Voldby er derfor også meget opmærksomme på at behandle alle personoplysninger på en fortrolig og sikker måde. I denne politik kan du læse nærmere om retningslinjerne for, hvordan vi behandler personoplysninger om brugere af vores tjenester på hjemmesiden, vores kunder og samarbejdspartnere.

Grundlaget for at behandle dine personoplysninger vil som udgangspunkt være for at kunne besvare din henvendelse eller for at kunne opfylde den aftale om advokatbistand, som du eller den virksomhed du er ansat i, har indgået med os. Grundlaget kan dog også i nogle tilfælde være interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningen. Dette skyldes, at behandlingen af dine personoplysninger er af væsentlig betydning for, at vi kan overholde de forpligtelser, der påhviler os som advokatvirksomhed. Derudover behandler vi ligeledes personoplysninger for at overholde en retlig forpligtelse, herunder for at overholde retsplejeloven, hvidvaskloven, persondataforordningen, databeskyttelsesloven samt bogføringsloven.

2.1 Ved modtagelse af henvendelser
Når du retter henvendelse til os pr. mail, vores hjemmeside eller via de sociale medier, behandler vi de personoplysninger, der fremgår af din henvendelse. Hvis du henvender dig via vores kontaktformular, behandler vi ligeledes disse personoplysninger, herunder dit navn, e-mail, telefonnummer, postnr. og by samt det, henvendelsen drejer sig om.

Vi opfordrer dig til, at du ikke sender os nogle følsomme eller fortrolige personoplysninger via Facebook, LinkedIn eller vores hjemmeside, f.eks. cpr. nr., kontooplysninger eller helbredsforhold.

Hvis du har behov for at sende os følsomme eller fortrolige personoplysninger, anbefaler vi, at du benytter kryptering, fx sikker e-mail eller kodebeskyttet fil (Word eller PDF format).

2.2 Håndtering af kundeoplysninger
Når du er kunde hos os, betyder det, at vi behandler en række personoplysninger om dig og de øvrige parter, der eventuelt er involveret i sagen.

Vi opretter altid vores kunder i et sagshåndteringssystem. Når vi registrerer dig i dette system, sker det altid med følgende oplysninger:

• Navn og adresse
• E-mailadresse
• Telefonnummer

Hvis du er erhvervsdrivende, registrerer vi oftest en bestemt kontaktperson i vores system. Derudover vil vi notere, hvis virksomheden/kontaktpersonen har nogle bestemte interesser eller ønsker i forhold til vores ydelser.

Advokatfirmaet Flemming Voldby indsamler og registrerer dine personoplysninger for at kunne administrere den aftale, vi har med dig, for at kunne fakturere ydelsen samt for at kunne sende dig relevant information med tilknytning til sagen.

Vores håndtering af dine personoplysninger foregår adskilt fra alle andre sager, og det er kun de medarbejdere, som beskæftiger sig med denne sagstype, der har adgang til din sag. Derudover er tilgangen til vort sagshåndteringssystem beskyttet med en særskilt og personlig kode for hver enkelt bruger.

2.3 Hvidvaskoplysninger
I særlige sagstyper er vi forpligtede til at indhente og opbevare hvidvaskoplysninger. Dette betyder, at vi skal indhente en kopi af dit pas og kørekort og/eller sygesikringsbevis. Disse oplysninger registrerer vi ligeledes i vort sagshåndteringssystem, og vi gemmer dem i 5 år efter afslutning af sagen, fordi vi er forpligtede hertil i medfør af hvidvaskloven.

3. Opbevaringsperiode og sletteprocedurer
Persondatalovgivningen indeholder ikke regler om, hvornår personoplysninger skal slettes. Dette skal afgøres af os som dataansvarlig i den enkelte situation. Ved vurderingen heraf lægger vi navnlig vægt på, om en fortsat opbevaring af personoplysningerne tjener et sagligt formål, eller om vi er forpligtet i medfør af lovgivningen til at opbevare bestemte oplysninger eller dokumenter.

3.1 Hvis du retter henvendelse til os
Vi opbevarer altid din henvendelse, indtil denne er færdigbehandlet. Såfremt din henvendelse resulterer i, at vi opretter en konkret sag, vil du herefter blive betragtet som kunde hos os, og sletningen af dine personoplysninger følger derfor vores sædvanlige procedure for håndtering af sagsakter (se nedenfor).

3.2 Opbevaring af kundeoplysninger og sagsakter
Som udgangspunkt gemmer vi alle relevante sagsrelaterede oplysninger, herunder dine personoplysninger, i 10 år fra, at dit kundeforhold hos os er afsluttet. I nogle enkelte sagstyper har vi en længere opbevaringsperiode, men i så fald vil du blive særskilt orienteret herom. Vi sletter dog ikke personoplysninger, hvis det er nødvendigt for at kunne fastslå eller forsvare et retskrav, f.eks. hvis der opstår en tvist eller som følge af økonomiske udeståender mellem dig og Advokatfirmaet Flemming Voldby advokater, som medfører, at vi har behov for at gemme sagsakterne i længere tid end 10 år fra ophøret af dit kundeforhold.

Vi opbevarer sagsakterne for at kunne dokumentere sagsforløbet, hvis der skulle opstå en tvist i forhold til den rådgivning/bistand, vi har udført. Derudover opbevarer vi sagsakterne for at kunne overholde de advokatetiske regler, hvorefter vi er forpligtede til – ved modtagelsen af nye sager – at vurdere, om vi befinder os i en interessekonflikt. Øvrige personoplysninger om dig, som ikke er nødvendige at opbevare for at administrere kundeforholdet, vil blive slettet løbende og på det tidspunkt, hvor vi vurderer, at vi ikke længere har et sagligt behov for fortsat opbevaring, eller hvis lovgivningen i øvrigt pålægger os at slette disse oplysninger på et bestemt tidspunkt.

Vi opbevarer endvidere altid bogføringsmateriale og oplysninger indhentet til brug for overholdelse af hvidvaskloven (legitimationsoplysninger) i 5 år. Dette gør vi for at overholde henholdsvis bogføringsloven og hvidvaskloven.

4. Sikker behandling af personoplysninger
Advokatfirmaet Flemming Voldby behandler dine personoplysninger fortroligt, og vi har ligeledes foretaget en række tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger med det formål at beskytte dine personoplysninger mod hændelig eller ulovlig tilintetgørelse, fortabelse eller forringelse, samt mod at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med persondatalovgivningen.

Ud over at vi har adgang til dine personoplysninger, Advokatfirmaet Flemming Voldby advokater ligeledes givet adgang til en række databehandlere. Vi bruger eksempelvis databehandlere i forbindelse med de drifts- og it-sikkerhedsmæssige opgaver (f.eks. backup, hosting af hjemmeside mv.), vi får løst eksternt. Etableringen af adgangene til dine oplysninger skyldes derfor alene, at databehandleren leverer en teknisk eller systemmæssig ydelse til os eller yder support på driften samt foretager fejlfinding inden for de rammer, Advokatfirmaet Flemming Voldby har opstillet. Opbevaring af eller etablering af adgang til oplysningerne hos databehandlerne er underlagt en række regler, og der er derfor indgået databehandleraftaler med samtlige databehandlere, der blandt andet skal sikre et passende sikkerhedsniveau, og herunder at dine oplysninger ikke kommer uvedkommende i hænde.

5. Videregivelse af personoplysninger
Hvis du er kunde hos os, kan det være nødvendigt for os at videregive dine oplysninger til andre aktører. Det kan eksempelvis være videregivelse af oplysninger til domstolene, offentlige myndigheder, bank, forsikring og/eller andre advokater, fagforeninger eller revisorer. Dette skyldes, at vi i mange tilfælde er forpligtede til at videregive dine personoplysninger, eller fordi det er nødvendigt for at kunne varetage dine interesser i sagen.

Vi videregiver alene dine personoplysninger, hvis vi har et grundlag herfor. Det kan eksempelvis være på baggrund af dit samtykke, fordi vi er forpligtede hertil i medfør af gældende lovgivning, eller fordi det er nødvendigt for at kunne fastslå eller forsvare et retskrav. Der gælder dog særlige regler i retsplejeloven om advokaters tavshedspligt, som indebærer, at vi i mange tilfælde ikke videregiver oplysninger til andre aktører.

6. Dine rettigheder
Du har en række rettigheder overfor os som følge af, at vi behandler dine personoplysninger. Nedenfor kan du læse mere herom, men du er også altid velkommen til at kontakte os, hvis du har spørgsmål hertil. Vi bestræber os på at besvare alle henvendelser hurtigst muligt og senest inden for 30 dage. Hvis vi ikke imødekommer din anmodning i henhold til nedenstående punkter, har du mulighed for at klage til Datatilsynet.

6.1 Ret til indsigt i egne personoplysninger
Du har ret til at få oplyst, hvilke personoplysninger vi behandler om dig. En anmodning om indsigt skal rettes til os, og den behøver ikke at være begrundet. Dette betyder med andre ord, at du har ret til at få at vide, hvilke personoplysninger vi behandler om dig, hvad formålet er hermed, hvor vi har oplysningerne fra, hvor længe vi opbevarer dem, samt hvem vi eventuelt deler dem med.

6.2 Ret til at få rettet urigtige personoplysninger
Såfremt Advokatfirmaet Flemming Voldby behandler urigtige eller vildledende personoplysninger om dig, har du ret til at anmode os om at rette oplysningerne. Ved modtagelse af en sådan anmodning vil vi sørge for at få de pågældende oplysninger tilrettet/slettet.

6.3 Ret til sletning
Vi er i nogle tilfælde forpligtet til at slette dine personoplysninger før det tidspunkt, hvor vi normalt ville slette dine personoplysninger. Dette gælder, hvis vi ikke længere har et sagligt formål med at behandle personoplysningerne, hvis et samtykke tilbagekaldes, hvis personoplysningerne er blevet behandlet ulovligt, eller de skal slettes for at overholde en retlig forpligtelse og i nogle tilfælde, hvis der gøres indsigelse mod behandlingen. Der er taget højde for disse rettigheder ved fastlæggelsen af virksomhedens slettepolitikker.

6.4 Ret til at gøre indsigelse
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger. Hvis vi modtager en indsigelse fra dig, vurderer vi, om vi skal begrænse behandlingen af personoplysningerne, indtil vi har kontrolleret, om vores legitime interesser går forud for kundens interesser.

6.5 Dataportabilitet
Du har i nogle tilfælde ret til at få udleveret dine personoplysninger i et almindeligt anvendt og maskinlæsbart format, således at de kan benyttes til videregivelse til en anden dataansvarlig. Hvis det er teknisk muligt, kan vi ligeledes transmittere oplysningerne direkte til den nye dataansvarlige.

6.6 Tilbagekaldelse af samtykke
Hvis du har afgivet et samtykke til os i relation til behandlingen af dine personoplysninger, kan du altid tilbagekalde dette. Vi stopper herefter behandlingen af de personoplysninger, samtykket knytter sig til, hvis der ikke foreligger et andet lovligt grundlag til at behandle personoplysningerne.

6.7 Klagevejledning til Datatilsynet
Hvis du har indsigelser mod vores behandling af dine personoplysninger, opfordrer vi dig til at kontakte os. Du har dog også altid ret til at klage over vores behandling og opbevaring af personoplysninger til Datatilsynet. Datatilsynets kontaktoplysninger er følgende:

Navn: Datatilsynet
Adresse: Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby
Telefon: +45 33193200
E-mail: dt@datatilsynet.dk

Opdateret Juni 2023